Travaux Belles Challes Lauzières : Attention aux annexes comptables 4 et 5

Quelles sont les conséquences juridiques et comptables lorsque les travaux et opérations exceptionnelles figurent en annexe comptable n° 4 ou en annexe comptable n° 5

Question : Lors du contrôle des comptes, notre syndic professionnel nous a présenté les cinq annexes comptables qu’il souhaite joindre à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale.

A travers les annexes comptables n° 4 et 5, sont identifiés des travaux et opérations exceptionnelles qui ont été votés lors de précédentes assemblées générales.

En tant que conseiller syndical responsable du contrôle des comptes, je souhaiterai connaître la raison de cette répartition et les conséquences comptables et juridiques que cela implique.

Réponse : Le décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires impose au syndic de joindre à la convocation d’assemblée générale cinq annexes comptables qui sont définies par voie réglementaire.

• L’annexe comptable n° 1 présente l’état financier de la copropriété après répartition.

• L’annexe comptable n° 2 indique les charges et les produits enregistrés sur l’exercice, en différenciant les opérations courantes des travaux et opérations exceptionnelles votés et clôturés.

• L’annexe comptable n° 3 fait état spécifiquement des charges et des produits concernant les opérations courantes qui sont imputés sur l’exercice, en les distinguant par clé de répartition.

• L’annexe comptable n° 4 mentionne uniquement les charges et les produits concernant les travaux et opérations exceptionnelles terminés qui sont imputés sur l’exercice, en les distinguant par clé de répartition.

• L’annexe comptable n° 5 présente les charges et les produits concernant les travaux et opérations exceptionnelles votés qui, en fin d’exercice, ne sont pas clôturés et dont les appels de provisions et/ou les factures peuvent remonter à des exercices antérieurs.

Ainsi, l’annexe comptable n° 4 présente les travaux et opérations exceptionnelles votés qui sont considérés par le syndic comme comptablement terminés en fin d’exercice, impliquant qu’ils peuvent être soumis à l’approbation de l’assemblée générale en vue de régulariser les comptes.

Pour cela, l’annexe n° 4 présente les dépenses réellement constatées par rapport aux provisions et autres produits enregistrés, permettant de dégager l’éventuel solde comptable qui en résulte.

Pour chacune des opérations, ce détail devra être indiqué, pour savoir si le montant du devis voté a été respecté, ou, au contraire, si les dépenses se sont avérées plus élevées.

Dans cette dernière hypothèse, il faudra en connaître la cause afin de vérifier si le syndic n’a pas commis d’erreurs, compte tenu que les travaux sont votés sur la base d’un devis et non sur celle d’un budget prévisionnel.

Quant à l’annexe n° 5, il s’agit de travaux qui sont considérés par le syndic comme comptablement non terminés en fin d’exercice, impliquant qu’ils ne seront pas présentés à l’approbation au cours de l’assemblée générale.

Ainsi, les provisions appelées auprès des copropriétaires, tout comme les éventuels autres produits tels les indemnités d’assurance suite à un sinistre mais également les charges, seront figés jusqu’au prochain l’exercice en espérant qu’ils seront enfin clôturés.

Les conséquences sont que ces comptes travaux ne seront pas régularisés auprès des copropriétaires compte tenu que le syndic les a identifiés comme n’étant toujours pas terminés.

Attention, il s’agit de notions comptables et non techniques, impliquant que la réalisation des travaux peut être terminée mais considérée comme non clôturée par le syndic du fait de l’absence de l’imputation comptable d’une facture ou d’un produit sur l’exercice.

Le conseil syndical devra particulièrement contrôler les travaux et opérations exceptionnelles mentionnés dans cette annexe en vérifiant le montant et l’ancienneté du vote, les provisions qui ont été appelées et surtout l’enregistrement effectif de factures.

Et pour cause, à l’exception de gros chantiers, les travaux doivent être clôturés en fin d’exercice, nécessitant de comprendre les causes qui reportent l’approbation sur l’exercice suivant en vérifiant, en premier lieu, si des factures de prestataires ont bien été enregistrées.

Le risque est que le syndic procède à des appels de fonds pour financer les travaux votés sans les engager dans le seul but de créer de la trésorerie.

D’autres considèrent volontairement les travaux comme non terminés, alors qu’ils sont comptablement clôturés, pour éviter de régulariser des campagnes qui s’avèrent excédentaires et qui entraineraient l’imputation d’une somme au crédit des comptes des copropriétaires

La méthode la plus fréquemment utilisée est de ne pas comptabiliser la dernière facture réceptionnée ou du règlement effectué pourtant connu avant la fin de la clôture de l’exercice comptable.

Le conseil syndical devra vérifier la pertinence de maintenir sur l’annexe comptable n° 5 chacun des travaux et opérations exceptionnelles indiqués en demandant au syndic de les réintégrer sur l’annexe 4 s’il s’avère en définitive être terminés.

Par ailleurs, dans la mesure où le syndic organise une cavalerie financière qui consiste à voter des travaux qui ne sont pas engagés, ou de manière partielle, dans le seul but de créer de la trésorerie, il faudra être vigilant en évitant d’alimenter ce système.

Autrement dit, le conseil syndical devra faire pression auprès du syndic pour qu’il s’attèle à purger les campagnes travaux mentionnées, soit en les réalisant, soit en les annulant.

En tout état de cause, il ne sert à rien de voter des travaux qui entraîneront l’exigibilité de provisions de charges qui, concrètement, ne seront pas engagés.