Suggestions au CS pour le calcul de la rémunération de CIS sur les travaux

Les honoraires complémentaires liés au suivi des opérations exceptionnelles

Cette rubrique n’a pas pour objet de dénoncer un abus mais d’analyser en profondeur une des pratiques couramment utilisées par les syndics professionnels qui sont souvent non conformes aux dispositions légales et réglementaires.

Ces agissements ont pour but soit d’augmenter les profits du cabinet, soit de créer une opacité dans la gestion de la copropriété afin d’éviter un contrôle efficace du conseil syndical.

L’intérêt de cette rubrique est d’identifier les différents pièges que le conseil syndical ou les copropriétaires doivent contourner en apprenant comment les identifier et, le cas échéant, comment les traiter.

Pour cette revue, nous allons mettre en exergue une question fréquemment inscrite par le syndic à l’ordre du jour qui consiste à valider une rémunération complémentaire liée au suivi des opérations exceptionnelles.

Comme on va le constater, si de prime abord la résolution proposée paraît en tous points conforme, elle présente de nombreuses anomalies justifiant qu’elle n’a pas à être validée en l’état.

Commençons par expliquer le cadre légal en matière de rémunération complémentaire liée au suivi de travaux pour ensuite exposer les différents pièges que présente cette résolution.

1.     DISPOSITIONS LÉGALES DÉTOURNÉES

Bien souvent, pour contraindre les copropriétaires à voter une résolution, le syndic mentionne une référence à des dispositions légales insinuant qu’il faille la voter en l’état.

Or, fréquemment, ces dispositions légales sont volontairement mal interprétées voire abrogées. En l’occurrence, le syndic fait référence à l’article 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965.

Cette disposition précise dans son chapitre III, la mention suivante :

« III.- Les travaux mentionnés au II de l'article 14-1 et votés par l'assemblée générale des copropriétaires en application des articles 24, 25, 26-3 et 30 peuvent faire l'objet d'honoraires spécifiques au profit du syndic. Ces honoraires sont votés lors de la même assemblée générale que les travaux concernés, aux mêmes règles de majorité.»

Ainsi, le syndic peut effectivement réclamer des honoraires complémentaires pour le suivi des travaux et non pour une opération exceptionnelle liée notamment à un suivi de maîtrise d’oeuvre.

En effet, le décret du 14 mars 2005 fait bien la distinction entre les travaux non compris dans le budget prévisionnel tel que la réfection d’une cage d’escalier ou le changement d’un équipement collectif par rapport à des opérations exceptionnelles telles une refonte du règlement de copropriété ou bien une étude technique.

Le contrat-type de syndic prévoit une exception à cette règle à travers son point 7.2.5 intitulé « Prestations relatives aux travaux et études techniques » qui donne la possibilité au syndic d’être rémunéré pour les diligences effectuées en matière de réalisation du diagnostic de performance énergétique ou d’audit énergétique.

A contrario, les autres études ou les prestations liées à des phases de conception ou d’appels d’offres ne peuvent pas faire l’objet d’une demande de rémunération complémentaire.

Ainsi, c’est à tort que le syndic fait référence à l’article 18-1 A pour réclamer une rémunération complémentaire liée au suivi de la mission de maîtrise d’oeuvre.

2.     UNE RÉMUNÉRATION INJUSTIFIÉE

Vraisemblablement, le syndic utilise une résolution type pour justifier sa demande de rémunération complémentaire en précisant les tâches supplémentaires qu’il s’engage à réaliser.

Il s’agit notamment d’ouverture d’un compte travaux, de souscription d’assurances obligatoires ou encore d’édition des appels de fonds…

Or, il est très peu probable que pour une mission de maîtrise d’oeuvre d’un coût global de 13 000 euros TTC, le syndic va ouvrir un compte travaux dédié ou bien souscrire un contrat d’assurance.

Ainsi, au-delà de l’illégalité de cette demande, la rémunération complémentaire d’un coût de 1 784,16 euros TTC n’est en aucun cas justifiée.

D’ailleurs, comme cela est précisé dans la résolution précédente, c’est la société qui a pour mission de réaliser la phase de conception ainsi que les appels d’offres alors qu’il s’agit de tâches qui devraient être réalisées par le syndic justifiant encore moins de réclamer une rémunération pour palier à sa propre turpitude.

Le syndic n’assure en définitive que des tâches administratives de gestions courantes telles que la signature des contrats et le règlement des prestataires.

3.     UN CALCUL D’HONORAIRES ABERRANT

La résolution précise que la rémunération complémentaire du syndic est fixée à 1 % du montant hors taxe des travaux soit 1 784,16 euros TTC.

Or, 1 % de 13 000 euros représente un coût d’honoraires complémentaires de 130 euros et non de 1 784,16 euros. Autrement dit, en percevant cette somme, le syndic a prélevé 13,72 % du montant du montant total de la prestation.

Ce taux est tout à fait aberrant car il n’a aucun fondement juridique mais également comptable d’autant plus que le syndic présente le calcul sur la base de somme exprimé en hors taxe pour ensuite afficher un tarif en toute taxe comprise sans comprendre l’opération.

4.     UNE PRESTATION CADRÉE

Si l’article 18-1 A énonce les modalités de calcul pour déterminer la rémunération complémentaire du syndic, il n’apporte en revanche aucune précision sur la nature des tâches supplémentaires qu’il doit assurer.. Ce manque d’informations créée un flou car en définitive le syndic pourra toujours refuser d’assurer une tâche au motif qu’elle n’est pas incluse dans sa rémunération complémentaire.

Cela concerne généralement les déplacements sur site, la souscription d’une assurance de dommages-ouvrages ou bien encore le procès-verbal de réception des travaux et du constat de levée des réserves.

La résolution telle que présentée a le mérite de définir les tâches supplémentaires que doit assurer le syndic en contrepartie de sa rémunération permettant ainsi d’écarter toute ambiguïté sur les prestations qu’il doit assurer.

Il revient au conseil syndical de s’inspirer de ce type de résolution lorsqu’il faudra prévoir dans l’ordre du jour une question spécifique pour déterminer le montant des honoraires complémentaires alloués au syndic pour assurer le suivi de travaux votés.

En fonction du type de travaux, la résolution devra être précise sur les tâches supplémentaires que devra assurer le syndic permettant à l’assemblée générale de pouvoir mieux négocier la rémunération à accorder.

5.     UNE ABSENCE DE PRÉCISION SUR LES MODALITÉS DE PERCEPTION DES HONORAIRES

Si la résolution fixe bien le montant des honoraires complémentaires, elle ne détermine pas pour autant les modalités de prélèvement.

Autrement dit, tel que rédigée, le syndic serait en droit de percevoir l’intégralité de ses honoraires le soir même de l’assemblée générale alors que les travaux n’ont pas encore débuté.

Cela peut poser différents problèmes. Tout d’abord, le syndic ne sera pas stimulé pour faire avancer les travaux en vue de leur clôture comptable dans les plus brefs délais.

Mais encore, en cas de changement de syndic, le syndic repreneur va légitimement demander une rémunération complémentaire pour assurer le suivi des opérations alors qu’elle aura été intégralement prélevée par le sortant.

Voilà pourquoi la résolution doit prévoir les modalités de prélèvements des honoraires qui doivent être déterminées en fonction de l’avancement de la réalisation des travaux, matérialisées par la réception de factures successives.

Dans la mesure où le prestataire facture en fin de chantier, le syndic sera habilité à prélever sa rémunération à la réception de la facture.

Généralement pour les grandes opérations de travaux, les facturations se font au fur et à mesure de l’avancement du chantier permettant ainsi au syndic de prélever sa rémunération de manière progressive.