Le Conseil Syndical doit contrôler les correspondances du Syndic

N'ayons pas peur des mots. Conformément à l'article 21 de la loi du 10 juillet 1975, le conseil syndical a une mission de contrôle et d'assistance.

Pour cela, il dispose de droits importants prévus notamment à travers ce même article qui est de pouvoir réclamer au syndic une copie des documents appartenant à la copropriété.

Élément plus subtil, le conseil syndical peut également demander une copie des correspondances qu'établit le syndic avec les tiers de la copropriété voir avec les copropriétaires.

Essayons de comprendre l’intérêt de ce dispositif.

I. Un suivi des dossiers

Dans le cadre de sa mission de contrôle et d'assistance, il revient au conseil syndical de vérifier que le syndic a bien effectué les diligences nécessaires pour faire évoluer les dossiers en cours.

Parmi les contrôles, il doit s'assurer que le syndic a bien envoyé les courriers en recommandé, réalisé les mises en concurrence, souscrit les contrats d'assurance nécessaires, relancer les copropriétaires débiteurs…

Cette tâche impose de contrôler les correspondances du syndic qui peuvent se matérialiser par des courriels, des courriers postaux, des mises en demeure mais également les échanges avec les avocats, architectes, autres experts ou également avec les copropriétaires sur des dossiers qui concernent la copropriété.

Ces correspondances peuvent également concerner des demandes faites au syndic pour notamment réclamer la fiche de sinistralité de la copropriété ou encore pour décompter les sommes versées par la compagnie d'assurance à la copropriété à la suite d'un sinistre.

II. Une démarche instructive

L'intérêt de réclamer les correspondances est de s'assurer que le syndic a bien effectué l'ensemble des diligences nécessaires pour défendre les intérêts économiques et juridiques du syndicat des copropriétaires.

Or bien souvent, pour se défausser, le syndic affirme avoir fait le nécessaire en envoyant un mail ou un recommandé, pensant que le conseil syndical ne réclamera pas une copie.

Le système doit donc évoluer en imposant systématiquement une copie des correspondances afin d'éduquer le syndic à faire ce qu'il dit, autrement dit à envoyer les demandes ou réclamations aux prestataires, soit en leur transmettant un courriel, soit lorsqu'il s'agit de faire une demande officielle, en recommandé, en le mettant en demeure de faire.

Rappelons que conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, dans la mesure où le syndic refuse de remettre ces correspondances, des pénalités d’un montant de 15 euros s’appliquent par jour de retard au-delà d’un délai d’un mois.

Souvent, ce rappel à la loi permet au syndic d’être plus diligent.